7 Langkah Cerdas Mengelola Stok Bahan Baku dalam Bisnis Kuliner

KOMPAS.com - Dalam menjalankan bisnis kuliner, mengelola stok atau persediaan bahan baku menjadi bagian yang cukup penting. Hal ini karena banyaknya jenis bahan baku yang dibutuhkan. Selain itu, juga karena masing-masing bahan baku memiliki masa kadaluarsa dan cara penyimpanan yang tidak sama.

Mungkin banyak pelaku usaha yang belum paham tentang pengelolaan stok barang yang tepat. Sehingga tak jarang kerap harus membuang beberapa persen stok karena rusak dan tak bisa lagi digunakan.

Dilansir dari Cermati.com, berikut ini beberapa langkah yang bisa digunakan untuk membantu mengelola bahan baku dalam bisnis kuliner, antara lain:

1. Menyusun Manajemen Inventori

Langkah pertama yang perlu dilakukan dalam pengelolaan bahan baku adalah dengan menyusun inventory management.

Pertama, pengelompokan bahan baku berdasarkan tujuannya, seperti barang apa saja yang akan langsung dijual, barang penunjang proses produksi dan barang peralatan pendukung.

Kedua, perhatikan cara penyimpanannya menggunakan lemari pendingin, chiller, ataupun freezer untuk barang yang perlu perhatian khusus seperti buah, sayur, dan makanan siap saji.

Ketiga, siklus perputaran dalam menyusun stok bahan baku yang terbagi atas fast-moving (barang yang berkaitan dengan kadaluarsa) atau slow-moving yang tahan lebih lama.

2. Three Way-Matching

Strategi selanjutnya ini disebut juga dengan metode pencocokan tiga sumber data. Yakni data PO atau purchase order, invoice dari pihak supplier, dan data barang diterima atau GRN (Good Receipt Note).

Ketiga data tersebut harus memiliki kesesuaian antara satu dengan yang lain. Ini dilakukan untuk memastikan akurasi data terkait jumlah barang apa saja yang sudah dibeli.

Ketika menggunakan metode ini, pastikan untuk selalu memperhatikan informasi penting yang ada. Mulai dari tanggal pesanan dibuat, penerimaan barang, waktu pembayaran, hingga siapa penerima dan yang menghitung barang tersebut.

Baca juga: Bisnis Kuliner yang Bisa Cuan Banyak Patut Dicoba

3. First Expired, First Out (FEFO)

Ini merupakan salah satu aturan paling dasar dalam mengelola stok barang, terutama bahan baku dalam bisnis kuliner. Dimana barang dengan masa kadaluarsa lebih dulu yang sebaiknya lebih dulu diolah atau digunakan.

Untuk itu, Anda perlu mengatur posisi stok di lemari penyimpanan dengan lebih terorganisir. Pastikan stok lama atau tanggal kadaluarsanya sudah dekat berada di posisi depan, agar lebih mudah untuk dijangkau.

Jika perlu, tulis tanggal kadaluarsa dari masing-masing stok di kartu stock recording atau stock opname. Lalu simpan di masing-masing pintu lemari penyimpanan. Sehingga, Anda bisa mengambil stok yang paling lama lebih dulu tanpa harus melakukan pengecekan lagi.

4. Stock Opname

Dalam bisnis kuliner, ada yang namanya stock recording atau disebut juga stock opname. Ini merupakan agenda rutin yang dilakukan setiap menjelang akhir periode atau tutup gerai. Yakni melakukan penghitungan dan pencatatan semua jenis barang atau bahan baku secara fisik.

Biasanya, pencatatan stok ditulis di kartu agar lebih mudah dilihat, sekaligus untuk pencocokan data. Karena biasanya, pencocokan tersebut dilakukan dengan membandingkan beberapa data yang ada. Mulai dari jumlah stok barang sebelumnya, dengan jumlah penjualan, serta jumlah stok yang ada saat ini.

Pemberlakuan stock opname ini bukan hanya dilakukan untuk menjaga keberadaan stok barang tetap aman. Tapi juga untuk meminimalisir terjadinya financial loss akibat kehilangan atau kerusakan barang dan sebagainya.

5. Forecasting

Langkah selanjutnya dalam proses pengelolaan stok barang adalah forecasting. Dalam tahap ini, Anda perlu menggunakan data rujukan dari manajemen inventori dan juga stock opname. Nantinya, data tersebut akan digunakan untuk memprediksi berapa jumlah barang yang harus ditambahkan ke stok penyimpanan.

Hal ini dilakukan agar stok barang selalu aman dan tak sampai kehabisan, terutama saat menghadapi momen ramai pengunjung. Misalnya di momen lebaran, Natal, tahun baru dan sebagainya. Inilah mengapa setiap pelaku usaha kuliner wajib membuat estimasi dengan jeli saat melakukan forecasting.

6. Dukungan Software

Data dan informasi terkait stok barang dalam bisnis kuliner biasanya cukup banyak. Hal ini tentu bisa membuat pemilik usaha kewalahan ketika harus mengambil keputusan dalam waktu yang singkat.

Namun, tak perlu khawatir karena saat ini sudah tersedia banyak sekali software yang bisa memudahkan pekerjaan tersebut. Anda bisa memilih software yang cocok untuk mengelola stock management. Bahkan ada pula yang sudah terintegrasi dengan keuangan bisnis juga, lho.

Hal ini tentunya sangat penting, karena akan sangat membantu untuk mengawasi dan mengelola stok barang. Selain itu, juga bisa membantu mengawasi arus kas masuk dan keluar dari usaha kuliner tersebut.

7. Peer to peer (P2P) Relationship

Langkah terakhir yang tak kalah krusial dalam mengelola stok barang dalam bisnis kuliner adalah menjaga hubungan baik dengan para supplier. Strategi ini pula yang berhasil membawa McDonald’s jadi salah satu resto yang memiliki supply chain management terbaik.

Alih-alih hanya fokus dengan harga bahan baku per item, McDonald’s justru fokus menciptakan hubungan yang baik dengan para supplier-nya terutama untuk jangka panjang. Caranya dengan menjalin komunikasi yang efektif, baik secara informal maupun formal.

Tentunya ini punya banyak tujuan, mulai dari menjaga kestabilan ketersediaan bahan baku hingga kualitasnya. McDonald’s menjadikan supplier-nya sebagai rekan kerja yang membantunya mencapai target.

Mengelola stok barang dan bahan baku dalam bisnis kuliner memang bukan hal yang mudah, apalagi ada banyak barang yang perlu diperhatikan. Beberapa strategi diatas bisa membantu Anda lebih mudah dalam mengelola stok. Perlu diingat, bahwa mengoptimalkan strategi pengelolaan persediaan bahan baku bukan hanya mampu mencegah kerugian.

Artikel ini merupakan hasil kerja sama antara Kompas.com dengan Cermati.com. Isi artikel menjadi tanggung jawab sepenuhnya Cermati.com