4 Cara Supaya Customer Service Dapat Melayani Pelanggan dengan Efisien

KOMPAS.com - Ketika hendak menghubungi kontak dari suatu bisnis atau usaha, seringkali para pembeli berkeinginan untuk dilayani dengan ramah. Namun, sebenarnya ada yang lebih penting daripada sekadar ramah, yaitu efisien. 

Customer service yang efisien artinya dapat menjawab atau memberikan hal yang dibutuhkan oleh konsumen secara ringkas. Ketika ada permasalahan pada konsumen, customer service dapat memberikan solusi dan membuat konsumen merasa puas dengan solusi tersebut.

Supaya customer service dalam usahamu juga dapat bersikap demikian, maka kamu perlu menerapkan cara-cara yang tertulis dalam artikel ini. Kompas.com telah merangkum artikel berikut dari business.com.

Baca juga: Ingin Jalankan Fungsi Customer Service di Media Sosial? Begini Caranya

Konsisten dalam Bersikap dan Solutif

Sebagai pemilik bisnis, kamu harus memastikan bahwa customer service mu bersikap konsisten dalam nada bicara, cara memberikan solusi, dan sebagainya. Customer service juga hendaknya selalu bersikap solutif atas permasalahan yang dihadapi oleh pelanggan.

Apalagi jika nantinya kamu memiliki banyak cabang. Kamu harus memastikan customer service di tiap cabangnya memiliki kemampuan yang sama dalam melayani konsumen. Hal ini bisa berpengaruh pada nama baik bisnis nantinya.

Jika customer service di salah satu cabang bersikap kurang baik pada konsumen, bisa membawa citra yang buruk pada bisnismu secara keseluruhan. Jadi, pastikan customer service di tiap cabangnya dapat berperilaku baik dan solutif pada konsumen. 

Baca juga: 5 Kemampuan yang Wajib Dimiliki agar Jadi Customer Service yang Handal

Tepati Janji

Sebagai customer service, sebaiknya selalu menjaga janji yang telah disampaikan pada konsumen. Janji ini tidak harus bersifat formal seperti membuat janji pada umumnya, tetapi juga janji dalam hal-hal kecil.

Misalnya soal waktu customer service untuk kembali menghubungi konsumen. Biasanya customer service akan mengatakan untuk pergi mengurus keperluan konsumen selama beberapa menit. Lalu customer service akan kembali menghubungi setelah selesai.

Janji-janji inilah yang sebaiknya ditepati oleh customer service. Hal ini dilakukan supaya konsumen juga tidak menunggu terlalu lama dan kehilangan kesabaran. 

Baca juga: Begini Tips Memberikan Pelayanan Pelanggan Terbaik secara Online

Siapkan Frequently Asked Question (FAQ)

Mungkin para customer service sering mendapatkan pertanyaan yang sama berulang kali dari konsumen. Supaya lebih efisien dan ringkas, kamu bisa membuat daftar pertanyaan yang sering ditanyakan atau frequently asked question (FAQ). 

Kamu bisa membuat FAQ dalam suatu tabel lalu tambahkan pada laman website bisnismu. Jika kamu memiliki Instagram, FAQ dapat disematkan pada feeds Instagram agar mudah dilihat oleh konsumen. 

Hargai Para Staf Customer Service

Hal yang tidak kalah penting yaitu berusaha menghargai upaya yang telah dilakukan oleh customer service. Mereka pasti juga merasa lelah dalam bekerja dan merespons berbagai tanggapan dari konsumen. 

Baca juga: Owner Steak Tenda Meat Night Club Terapkan Standar Pelayanan Hotel Bintang 5

Oleh karena itu, kamu perlu memberikan dukungan pada staf customer service. Kamu bisa memberikan dukungan mental dan finansial pada mereka. Berikan ucapan terima kasih atas kerja keras mereka selama bekerja. 

Kamu juga bisa memberikan dukungan finansial dengan memberikan bonus gaji dalam jangka waktu tertentu. Bahkan tidak hanya soal mental dan finansial, tetapi fasilitas yang mereka dapatkan saat bekerja. Contohnya pelatihan rutin sebagai customer service.