Dapat Komplain dari Pelanggan? Tenang, Berikut Cara Menghadapinya

KOMPAS.com - Dalam berbisnis, kepuasan pelanggan jadi prioritas utama agar bisnis memiliki reputasi yang baik.

Akan tetapi beberapa kendala bisa saja terjadi, sehingga menimbulkan komplain dari pelanggan.

Apa lagi, di era kini di mana informasi dapat tersebar luas dengan cepat. Satu komplain yang timbul dan tidak direspon dengan baik, bisa menyebar dengan cepat dan mempengaruhi image bisnis Anda.

Baca juga: 5 Tips Memulai Bisnis Jasa Fotografi: Tanpa Modal pun Bisa!

Jika komplain pelanggan tidak diatasi dengan baik, reputasi bisnis yang telah dibangun bisa saja rusak.

Oleh karena itu, sebagai pelanggan berhak mendapat perlakuan baik dan memuaskan terhadap komplainnya melalui cara-cara berikut yang telah dirangkum oleh Kompas.com.

1. Tenang dan Dengarkan Komplain Pelanggan

Baik bisnis secara online atau langsung, sikap tenang dan mau mendengarkan pelanggan perlu jadi poin utama dalam menyikapi komplain.

Sebab, terkadang komplain pelanggan bisa saja terkesan tidak ramah, oleh karena itu penting untuk menunjukkan sikap tenang agar pelanggan merasa keluhannya diterima dengan baik.

Hal ini juga menunjukkan sikap profesional Anda dalam menanggapi keluhan. Selain itu, jangan memotong pembicaraan pelanggan terkait keluhannya. Tunjukkan empati dan catat poin-poin keluhan untuk dicarikan solusinya.

2. Ucapkan Maaf dan Terima Kasih

Setelah pelanggan menjelaskan komplainnya, penting untuk mengucapkan maaf dan terima kasih.

Tidak ada salahnya apabila maaf diucapkan terlebih jika kesalahannya terkait dengan produk Anda sendiri. Sikap ini menunjukkan Anda tulus dan menerima kesalahan yang terjadi.

Selain itu, ucapkan terima kasih atas komplain yang diberikan. Sebab, hal ini bisa jadi bahan evaluasi untuk bisnis Anda kedepannya.

Baca juga: Cerita di Balik Kain Tenun Kamohu, Dibuat Perempuan di Bawah Rumah Panggung

3. Gali Informasi dan Beri Solusi

Jangan lupa untuk bertanya mengenai detail komplain yang disampaikan pelanggan, langkah ini perlu agar Anda bisa memetakan solusi yang akan ditawarkan.

Pastikan apakah kesalahan ini memang berasal dari pihak Anda sebagai pemilik, atau pihak lain seperti kurir dan jasa pengiriman yang bermasalah.

Setelah poin inti komplain didapatkan, segera beri solusi dan pastikan pelanggan merasa puas dengan solusi tersebut.

4. Respon dengan Cepat

Pada situasi di mana pelanggan tidak merasa puas, jangan bebani lagi dengan respon yang lambat.

Segera tanggapi dengan cepat dan ramah agar pelanggan tidak merasa disepelekan dan tidak dihargai.

Apabila Anda memerlukan waktu untuk memecahkan masalah dan solusinya, jangan biarkan pelanggan menunggu dalam ketidakpastian.

Sampaikan tenggat waktu dan alasannya, hal ini perlu agar pelanggan tidak merasa waktunya terbuang percuma.

5. Jadikan Bahan Evaluasi

Sebaik-baiknya bisnis adalah bisnis yang terus mengevaluasi diri.

Dengan adanya keluhan, ini bisa dijadikan bahan evaluasi agar bisnis Anda dapat meminimalisir kesalahan dan bergerak lebih baik lagi dari sebelumnya.

Komplain dari pelanggan juga menunjukkan kepedulian terhadap bisnis Anda, oleh sebab itu pergunakan kesempatan ini untuk dijadikan bahan evaluasi.